En intenet hay un concepto llamado Netiquette (una contracción de las palabras "Net" y "etiquette) Actúan como pautas de cortesía y conducta apropiadas para que todos los usuarios puedan actuar respetuosamente con los demás.
Lo anterior aplicado al correo electrónico es lo siguiente:
Indicar el asunto del mensaje con claridad en el campo "Asunto". Se puede hacer una distinción entre el asunto general, normalmente ubicado entre paréntesis (como el nombre del proyecto) y un resumen corto del mensaje, por ejemplo:
[Proyecto X] Reunión el 13 de diciembre
Envíe correos electrónicos a las personas que estén involucradas únicamente.
El campo "Para": designa al destinatario principal. Ésta es la persona a quien se le envía el correo electrónico.
El campo "CC": muestra las personas a las que se les informa sobre esta comunicación por correo electrónico.
El campo "CCO": designa los destinatarios que los otros destinatarios no pueden ver. Se recomienda no usar este elemento. En cambio, se recomienda enviarles una copia del mensaje anterior aparte.
Sea breve y dé un amplio contexto al mensaje. Para beneficiar a los destinatarios profesionales, es útil comenzar un mensaje con una de las siguientes frases:
Para su información.
Para su aprobación.
Seguimiento.
Evite usar letras mayúsculas. El texto escrito en mayúscula es difícil de leer. Es más, usar palabras en letras mayúsculas en Internet sugiere que está expresando emociones fuertes (tales como alegría o enojo), lo que puede no ser bien visto por el destinatario. Para enfatizar un término, escríbalo entre comillas.
Antes de enviar un mensaje, tómese el tiempo para volver a leerlo. Trate de corregir los errores tipográficos o de lengua. El estilo del mensaje refleja la imagen del remitente.
Asegúrese de identificarse y dejar información de contacto al final del mensaje. Considere poner su firma al final de los correos electrónicos, pero sin quitar demasiado espacio (cuatro o cinco líneas como máximo), especificando, por ejemplo, su ocupación y la organización a la que pertenece.
Cuando haya leído un mensaje, decida inmediatamente dónde guardarlo. Los correos electrónicos se pueden administrar de la misma manera que el correo tradicional. Para encontrar un mensaje fácilmente, acostúmbrese a colocar los mensajes recibidos en carpetas por temas.
Excepto que sea necesario, no imprima los correos electrónicos. Cuando el correo electrónico está guardado correctamente, se podrá encontrar fácilmente si se lo necesita. Por esta razón, es inútil imprimir todos los correos electrónicos. Esto evita desperdiciar papel y ayuda a preservar el ambiente.
Enlace: Kioskea.net
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